La importancia de una correcta cotización y orden de compra

La importancia de una correcta cotización y orden de compra radica en los efectos jurídicos que éstas producen, pues se forma un contrato.
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La compraventa de insumos, mercaderías y stock, por regla general, es un contrato consensual. Esto significa que, para que se perfeccione, basta que las partes acuerden la cosa y su precio, sin perjuicio que puedan pactar o incluir otros aspectos relevantes, tales como forma y plazo de pago, lugar de entrega, multa e intereses por retardos, etc. Es ahí donde radica la importancia de una correcta cotización y orden de compra. 

Ahora bien, para alcanzar este acuerdo, que inclusive puede ser verbal, necesariamente debe haber una oferta y una aceptación de ésta; si el destinatario de la oferta – cliente – realiza modificaciones, se considera como una nueva oferta (contraoferta), y así sucesivamente hasta que haya una aceptación final.

Importancia de la cotización y orden de compra:

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En el mundo de las empresas, lo usual es darle cierta formalidad al proceso antes indicado: la oferta se realiza a través de una cotización escrita, donde se señalarán los productos y su precio, mientras que la aceptación de ésta, será realizada por medio del envío de la correspondiente orden de compra.

Sin embargo, es frecuente que la cotización, además de indicar el producto, precio y plazo para el pago, venga acompañada con “condiciones generales”, “cláusula comerciales” u otras denominaciones, donde se establezcan otros aspectos relacionados a la compraventa, tales como lugar y gastos de envío, garantía de los productos, multas, etc. Estas cláusulas forman parte de la oferta, por lo que, si envía la orden de orden de compra, se entiende que las acepta y forman parte del acuerdo.

Cambios a la cotización

Por otra parte, la orden de compra también puede contener cláusulas o información distinta o contradictoria a la contenida en la cotización. Por ejemplo, y que fue lo que nos motivó a escribir esta entrada, un cliente envió una cotización indicando pago a 30 días desde la emisión de la factura, pero la orden de compra indicaba el pago a 60 días. Nuestro cliente no se percató de este cambio, procesó la orden de compra, importó desde la fábrica los productos, y llegado el esperado momento de facturar, el comprador rechazó la factura, indicando que tenía un error en el plazo para el pago: la factura indicaba 30 días, pero la orden de compra 60 días.

¿Es este cambio legítimo? En principio, la respuesta es afirmativa, pues “no leí la orden de compra” no es una causal contemplada en nuestro ordenamiento jurídico para alegar la nulidad de la compraventa, y si quiere alegar que hubo engaño, error u otro vicio en el consentimiento, deberá acreditarlo en un juicio que demorará bastante más que los 30 días en discordia de este caso concreto.

 

Como lo pueden perjudicar

 ¿Qué sucedería si la cotización u orden de compra contiene alguna cláusula que efectivamente le represente a usted un perjuicio grave, como podría ser el pago de una multa, o la obligación de entregar el producto en un lugar alejado cuyo despacho no fue cotizado? Como señalamos, estas cláusulas forman parte de la oferta (o contraoferta) y de aceptarlas, se forma el consentimiento y el contrato – consensual – estará perfecto, y deberá cumplirlo obligatoriamente en virtud de lo dispuesto en el artículo 1545 del Código Civil: “Todo contrato legalmente celebrado es una ley para los contratantes, y no puede ser invalidado sino por su consentimiento mutuo o por causas legales”.
 
Entendemos que, en la práctica, no es posible pedir a nuestro cliente que revise en detalle todas las cotizaciones y órdenes de compra que reciba, pero sí podemos recomendar y colaborar en la implementación de ciertas medidas para precaver contingencias:
  •  Establezca un proceso para ventas y otro para compras, identificando al responsable en cada etapa. Con el tiempo, este responsable podrá identificar rápidamente aquellas cláusulas que sean de su responsabilidad y que podrían representar una futura discordia con el proveedor o cliente.
  • Redacte y utilice formatos de cotizaciones y órdenes de compra, donde incorpore aquellas cláusulas que sean de su especial interés. No copie textualmente otros formatos, pues el documento se debe adaptar a sus propios requerimientos y forma de hacer los negocios.
  • Incluya en el formato de cotización la mayor cantidad de datos del comprador. Como veremos en una próxima entrada, esto será importante en caso de un conflicto y requiera iniciar alguna demanda. Cuando se inicie el conflicto, la contraparte no estará dispuesta a entregarle información. Por eso también recomendamos que, al momento de crear en su base de datos al cliente o proveedor, le solicite ciertos documentos de tipo legal, donde se acredite la correcta existencia de la sociedad, quienes son sus representantes y/o apoderados, domicilio, etc.
  • Si cuenta con una página web, puede incluir sus bases comerciales en ésta, haciendo una mención expresa a ello en la cotización u orden de compra.
  • Instruya al equipo de ventas en la importancia de preparar correctamente la cotización y en comparar ésta con la orden de compra recibida. Si la orden de compra difiere con lo cotizado o las condiciones contractuales fijadas por la empresa en el formato de cotización, el vendedor deberá solicitar la modificación de la orden, o bien, hacer presente tales diferencias a su jefatura para que decida si es aceptable el cambio (contraoferta).
  • Si el producto requiere de alguna instalación, puesta en marcha u otro servicio adicional, cuente con un formato de contrato escrito, donde pueda señalar claramente sus obligaciones y responsabilidades, plazos para la ejecución de los trabajos, pagos por las distintas etapas e hitos, etc. Posiblemente, una simple cotización no sea lo suficientemente extensa para que usted señale y regule estos puntos, lo cual podría ser motivo para malas interpretaciones y futuros problemas.

 

Siempre, nuestro consejo será tomar resguardos para así evitar futuras complicaciones. Precaver, es más fácil y económico que un eventual litigio.

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El contenido de esta entrada es referencial y resumido. No constituye en caso alguna una asesoría legal ni informe en derecho y, por el hecho de su publicación, no constituye tampoco la formalización de una relación cliente – abogado, como tampoco los derechos y obligaciones que de ella emanan. 

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